Det mänskliga språket och tänkeriet orsakar många problem för oss (som t.ex. att vi stressar upp oss för sådant som inte ens hänt), men en av de positiva egenskaperna är vår förmåga att planera. Vi kan organisera och planera hur vi använder vår energi och vår tid. Genom att lära oss att använda tankarna som ett verktyg och inte snubbla på våra ohjälpsamma tankar (typ: ”det kommer ändå inte funka”) så kan vi få mycket mer gjort och stressa avsevärt mycket mindre!

Vi kommer till näst att presentera en massa olika sätt att förhålla sig till planering, och idén är igen inte att du ska göra allt det här, utan att du får inspiration till olika saker som du kan testa på för att se vad som fungerar för dig i olika situationer.

Avlasta din hjärna – Skriv upp allt som du inte gör just nu!

Ju mer komplicerad vår vardag är, desto mer utmanande är det att hålla koll på allt med enbart vår hjärna, klumpen av kött och elektricitet som vi har i huvudet. Därför rekommenderar vi varmt att du skriver upp allt som du vill minnas att göra men som du inte kan göra just nu i denna stund. Så snart vi försöker hålla flera saker i minnet samtidigt orsakar vi stress åt oss själva. För att undvika denna onödiga stress kan det därför vara väldigt användbart med ett pålitligt system dit du kan skriva allt du behöver minnas att göra. Och med ett pålitligt system menar vi att du samlar dina to do:s på ett eller några logiska ställen, och att du sedan följer upp och uppdaterar dem så ofta och regelbundet som möjligt

Tidsbundna to do:s

Det brukar vara väldigt hjälpsamt att skilja mellan sådana uppgifter som du behöver komma ihåg att göra en viss tidpunkt och sådana som du kan göra när som helst. Ett enkelt sätt att få översikt över uppgifter som är bundna till en tid är att helt enkelt samla dem i en kalender, som för de flesta är det enklaste och effektivaste verktyget för detta. Andra uppgifter kan det löna sig att hålla någon annanstans. Orsaken till att det kan funka att inte lägga in allt i din kalender är att om du har alla dina to do:s i din kalender är det lätt att den blir fullproppad. När din kalender börjar se väldigt full ut leder det lätt till otydlighet och en känsla av att vara överväldigad. Det ökar i sin tur sannolikheten för att du börjar prokrastinera – och får mindre gjort. Genom att reservera kalenderna för uppgifter associerade med en viss tidpunkt gör du ditt produktivitetssystem tydligare, vilket ökar sannolikheten att du får saker gjort på ett effektivt sätt och håller koll på vad som faktiskt är tidsbundet och vad som inte är det!

To do:s med fri tidpunkt

När det kommer till dina to do:s som inte har en fast tid då du behöver göra dem, så finns det oerhört många sätt att hålla koll på dem. Vare sig du samlar dina to dos på din telefon, på datorn eller på papper, så lönar det sig att hålla sig till ett eller så få system som möjligt istället för att sprida ut uppgifterna över flera ställen, för att ha lättare att hålla koll på dem. Ett exempel på ett intressant sätt att handskas med dina to do:s är bullet journal-systemet.

Var kritisk till vad du överhuvudtaget skriver upp!

Det händer lätt att vi samlar på oss ett riktigt berg av to do:s vilket gör att vi lätt kan känna oss överväldigade – därför lönar det sig att för det första vara väldigt kritisk till vilka to do:s du överhuvudtaget skriver upp till att börja med! Om du redan då du skriver upp uppgiften får en känsla av att det inte är en prioritet för dig så är det ok! Då är det bara att släppa det. Då kan du ta ett aktivt val att du bestämmer att du hellre tar problemen som kommer av att inte göra uppgiften än de problem som kommer av att göra den. 

Ett exempel på det här skulle kunna vara om du fick infallet att skriva upp på din to do-lista att anmäla dig till en fotmassagekurs. Om du sedan stannade upp och insåg att du egentligen hellre tampas med problemen som kommer av att inte gå kursen än stressen som kommer av att gå kursen, så skulle det säkert vara ett bra val att helt låta bli att skriva upp det på din to do-lista! 

Om något på din to do-lista inte känns viktigt för dig så kommer det i största sannolikhet hänga kvar på listan i en evighet och få dig att känna dig misslyckad – trots att problemet egentligen bara varit att denna uppgift helt enkelt inte känns relevant för dig (åtminstone inte just nu)!

Om något på riktigt är viktigt för dig, och om du innerst inne känner att det är rätt tid för det, gör uppgiften på en gång! Om du känner att den är viktig och relevant för dig, men att tiden inte är inne för det just nu – skriv upp den! Den rutinen kan ge dig mycket lugn när du kan lita på att du har koll på allt du behöver göra. 

Kom ihåg att dina to do-listor är verktyg för att hjälpa dig – inte verktyg för att tortera dig själv med en massa ”borden” och ”måsten”! I bästa fall kan du känna dig entusiastisk när du ser dina to do-listor, för de innehåller sådant som gör dig glad på djupet och verkligen gör ditt liv bättre för just dig! 

Kontext- och projektlistor

När du samlar dina to do:s i olika listor kan du testa på att skapa några olika listor enligt kontext och projekt. Om du t.ex. har en universitetskurs på gång som för med sig olika uppgifter, kan du samla alla dessa to do:s i en projektlista. Ett exempel på en kontextlista är vad allt du ska handla när du åker in till centrum nästa gång. Beroende på hur och när du använder dig av dessa listor kan det vara hjälpsamt att ha dem samlade på din telefon eller t.ex. i ett häfte. Ett exempel skulle kunna vara att hålla alla dina projektlistor samlade på ett ställe.

Uppdatera dina to do:s ofta och utan onödiga skuldkänslor!

När saker och ting händer i ditt liv är det naturligt att du gör ändringar i din planering. Nya to do:s kommer till, och andra blir irrelevanta och behöver strykas från din lista. 

Ibland blir vi stressade över hur vår tid inte räcker till allt på våra listor – men det är viktigt att minnas att listorna och din kalender finns till för att göra ditt liv lättare och behagligare! Du är inte här för att prestera – utan för att leva ditt liv! Dina listor är helt enkelt ett verktyg för att hjälpa dig med det. Så kom ihåg att vara flexibel med dina listor, och lär dig om vad som fungerar bäst för dig.

Det kan vara hjälpsamt att ha en regelbunden rytm för att hålla dina listor uppdaterade. Testa t.ex. att gå igenom dem i början eller slutet av varje vecka, eller en gång per månad. På så vis samlas det inte så mycket föråldrade uppgifter på dina listor och du har lättare att hålla koll på helhetsbilden om vad som är viktigt för just dig! Om du kopplar ihop denna rutin med en trevlig stund så är sannolikheten större att du får det gjort och fortsätter med det. 

Reflektera över vad du gjort

Om du känner att du har svårt att känna dig nöjd med vad du fått gjort under en viss period kan det hjälpa att i slutet av dagen skriva upp allt som du faktiskt fått gjort. Det kan ge dig perspektiv och hjälpa dig se sådant som ofta förblir osynligt. 

Det finns många olika sätt att planera sitt arbete på, och ett intressant alternativ till en traditionell to do-lista är att skriva listan i dåtid – som om du redan gjort det som står på listan. På så sätt kan du smaka på hur tillfredsställande det kommer att kännas att ha det gjort redan innan du gjort vad som står på listan! 

Om du vill kan du även kombinera denna teknik med att öka din motivation genom att skriva om varför du gör det du gör, så att du får kontakt med poängen med allt det som i stunden kan kännas rätt jobbigt och uttröttande.

Typ så här:

• Jag mejlade min handledare first thing på morgonen för att få en viktig grej gjord direkt
• Jag läste min nya bok i 20 min samtidigt som jag drack en morgonkaffe för att bli inspirerad och börja dagen med en trevlig stund
• Jag stretchade för att ta hand om min kropp
• Jag läste artiklarna som jag samlat om interstellära isprocesser och skrev anteckningar om texterna för att föra min gradu framåt, för att jag älskar att lära mig och för att jag vill skapa en karriär i den här riktningen
• Jag gick på min judo-lektion för att bränna upp stresshormonerna i kroppen
• Jag lagade en snabb och god middag och förberedde mellanmål för imorgon för att ta väl hand om mig själv

Prioriteringar

När du har någorlunda koll på allt som är meningsfullt för dig att göra, kan du prioritera vad som på riktigt skulle vara mest relevant att göra här och nu. 

Dagens / Nästa dags to do-lista

För att vi ska kunna komma vidare med det som på riktigt är viktigast för oss, kan det vara väldigt bra att ge vår dag en struktur. För att den här strukturen ska vara hjälpsam behöver den vara realistisk. 

Därför kan det löna sig att börja med de tre allra viktigaste sakerna som du väldigt gärna vill få gjort en viss dag, och sedan lägga till fler efter det om du hinner. Du kan t.ex. planera 1–3 viktiga arbets- eller studierelaterade uppgifter att göra, och 1–3 viktiga personliga uppgifter att göra. (Du är trots allt en hel människa!)

Vi tar och övar det här helt snabbt! Ta tre djupa andetag, och känn luften mot din hud. Fråga dig själv sedan:

Skriv upp de här uppgifterna åt dig själv och välj när du vill börja på den första.

Fråga dig sedan: ”Vilka 1–3 personliga ärenden skulle jag känna mig riktigt nöjd med att ha fått gjort tills ikväll?” (imorgon kväll igen om det redan är sent.)

Skriv upp även de här uppgifterna åt dig själv och känn in när du vill börja på den första.

När du prioriterar kanske du känner att du behöver skriva upp fler än tre uppgifter på din to do-lista för dagen, men känner dig överväldigad av att se så många uppgifter. Då kan du t.ex. täcka över alla uppgifter som du inte håller på med just nu med en post it! (Been there done that!) Inga (lagliga) tricks är förbjudna när det kommer till att lugna ner den onödiga aktiveringen av hotsystemet!

Brådskande vs. viktigt

När vi väl kommer igång har vi ofta en tendens att ta itu med små uppgifter som verkar mest brådskande först. Det här ger oss ofta en känsla av att vi jobbat väl. Men om vi inte jobbat på det som faktiskt är viktigt på lång sikt, men vars deadline kanske är längre borta, så kan vi lätt uppleva en eftersmak av att vi inte är riktigt nöjda med vår dag.

För att något faktiskt ska kännas viktigt för dig på djupet, behöver dina mål vara i linje med dina värderingar. Det här är ett tema som vi utforskar mer i djupdykningen Vem är du – och vem vill du vara?

För att vi ska komma vidare med det som på riktigt är viktigt för oss behöver vi prioritera det. Vi behöver alltså lägga det före sådant som verkar mer brådskande! Ett tips är att ägna den första timmen av din arbetsdag till att jobba på den uppgiften, innan du ens ser på andra saker som skulle vara bra att få gjort.

Andras agendor vs. vad som är viktigt för dig

Något som ofta kommer i vägen för att vi faktiskt ska kunna prioritera det som är viktigt för oss är att andra människor konstant ger oss input om vad de skulle vilja att vi gör. Du får mejl där du blir ombedda att delta i konstig forskning, kompisar som vill att du följer med ut och festar en onsdag kväll, some-influencers som vill att du ska lägga tid på att massera dina öron och delta i deras push up-utmaning i en timme varje morgon, telefonförsäljare vill att du ska ge dem ”bara 5 minuter” av din tid, dina föräldrar vill att du ska hitta på en bra studentgåva till din gothkusin, etc. 

Om du prioriterar att ta hand om andras behov och önskemål innan du tar hand om det som faktiskt är viktigt för dig, så är det tyvärr ingen som kommer och tar hand om ditt viktiga projekt! Vi behöver alltså prioritera att ta hand om oss själva först, för att hålla balans i våra liv. 

Om vi låter andra bestämma vår agenda ger vi dem oerhört mycket makt över våra liv, men det blir ändå vi som sitter där med ansvaret över våra egna liv… Inte en speciellt trevlig kombination kan man säga!

Som ung vuxen har du kanske glidit in i att ta ansvar för dig själv, men har inte nödvändigtvis blivit uppmuntrad att även ta makten över allt du gör. Och att på riktigt äga allt du gör i ditt liv. 

En övning du kan göra för att bli mer bekväm med din roll som förälder åt dig själv är följande:

1. Sätt dig bekvämt och ta några djupa andetag. Läs igenom hela övningen och blunda sedan när du går igenom den.
2. Se dig själv som ett litet barn, som omkring en 5-åring. Denna yngre version av dig är lugn och glad.
3. Se denna femåring tillsammans med dina föräldrar (eller de som haft föräldrarollen i ditt liv), och visualisera även dem som lugna och glada.
4. Föreställ dig nu att du går fram till dem och säger något i stil med följande: ”Tack för att ni tagit hand om mig. Ni gjorde så gott ni kunde från de förutsättningar ni hade. Det är dags för mig att bli min egen förälder nu, att ta hand om mig själv, och ta både ansvaret och makten för allt vad jag gör.” Du kan gärna säga det här högt (eller bara i tankarna) – och använd sådana egna ord som resonerar med just dig, det här är bara ett allmänt exempel!
5. Ta din yngre versions hand. Se hur dina föräldrar vinkar till er glatt, och ni vinkar glatt tillbaka.
6. Ni går därifrån och dina föräldrar försvinner allt längre bort tills ni går runt ett hörn och de är borta.
7. Säg något i stil med detta till ditt yngre jag: ”Jag är här för dig nu. Jag ber om ursäkt för alla gånger jag inte tagit bra hand om dig, och inte varit en bra förälder åt dig. Jag har emellanåt varit riktigt ansvarslös/hård/elak och jag ber verkligen om ursäkt för det. Jag vill lära mig att bli en riktigt bra förälder åt dig. Jag lovar att göra allt vad jag kan för att ta bra hand om dig och skydda dig från att bli skadad. Jag älskar dig och är här för dig, och jag lovar att lyssna på vad du behöver av mig.”
8. Sen kan du visualisera att du kramar ditt yngre jag och känner hur detta inre barn flyter in i dig. 
9. Notera hur det känns och stanna i den här känslan en stund.

Du kan nu ta en stund att fundera på hurdan du vill vara som förälder åt dig själv.

Hur skulle det här med att bete dig som en bra förälder till dig själv kunna se ut i praktiken för dig?

När planera dagen och öva prioritering?

Här på Full koll förespråkar vi varmt att du planerar din dag i slutet av den föregående arbetsdagen. Då kommer du snabbt igång, vilket ger dig momentum, och skapar en positiv spiral av självförtroende genom att göra.  Du kan såklart också planera din dag på morgonen, om det fungerar bättre för dig.

Flexibilitet i dina planer och prioriteringar

En mycket viktig poäng med planering och prioritering är att du tålmodigt tar i beaktande hur din verklighet ser ut just nu och jobbar med den och inte emot den. Om du har låga energinivåer kanske du behöver en total vilodag, eller att endast föra framåt ett viktigt projekt istället för många smågrejer.

Om du planerat din dag kvällen innan och sedan på morgonen märker att du har migrän, hjälper det inte någon om du hackar ned på dig själv. Lägg istället till värme och nyfikenhet för att se hur du bäst kan ta hand om dig själv. Det här med att få viktiga saker gjort är en livslång maraton, inte en spurt! (Ibland har vi såklart deadlines att jobba med, men inte heller då hjälper det att aktivera hotsystemet ännu mer!)

Du existerar inte med andra ord för att lyda din to do-lista – utan din to do-lista är ett verktyg för dig! Det är ett verktyg i din verktygslåda som hjälper dig att skapa omständigheter där du har så lätt som möjligt att skapa en sådan dag åt dig som känns meningsfull och härlig för just dig!